Monatliches Steuerinfo
Der monatlich erscheinenden Newsletter Steuern | Finanzen | Mittelstand vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) informiert über aktuelle Themen aus den Bereichen Steuerrecht, Steuerpolitik, Öffentliche Haushaltspolitik, Mittelstand, Bürokratieabbau und Unternehmensfinanzierung.
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Empfängerüberprüfung bei Überweisungen: Rechnungen für reibungslose Empfängerüberprüfung anpassen
Ab dem 9. Oktober 2025 müssen Banken im gesamten SEPA-Raum vor jeder Überweisung prüfen, ob IBAN und Empfängername exakt übereinstimmen. Nur wenn beides passt, wird die Zahlung ohne Einschränkung ausgeführt. Bei Abweichungen erscheint eine Warnung und der Zahlende muss die Überweisung ausdrücklich “auf eigenes Risiko” freigeben.
Dieses Verfahren nennt sich Verification of Payee (VoP) und soll Betrugsfälle eindämmen. Die Prüfung erfolgt nach einem Ampelsystem:
- Grün (Match): Name und IBAN stimmen überein.
- Gelb (Close Match): leichte Abweichungen, aber noch erkennbar.
- Rot (No Match): keine Übereinstimmung.
Beispiele:
Auf der Überweisung steht “Firma Mustermann”, im Bankstammdatensatz jedoch “Firma Mustermann GmbH & Co. KG” – das System meldet hier vermutlich ein Close Match.
Die Überweisung geht an “Reinigungsdienst Blütenweiß”, tatsächlich lautet der Empfänger jedoch “Hans-Peter Mustermann” – in diesem Fall erkennt das System No Match und die Zahlung wird nicht unmittelbar ausgeführt.
Zeigt die Ampel Gelb oder Rot, erscheinen ein Warnhinweis und die Nachfrage, ob die Überweisung dennoch ausgeführt werden soll. Bestätigt der Überweisende dies, trägt er das volle Risiko. Aus Vorsicht raten die Kreditinstitute den Zahlenden allerdings, den Zahlungsempfänger bei Unstimmigkeiten zu kontaktieren und mögliche Missverständnisse zu klären.
Die Empfängerüberprüfung kann - gerade in der Übergangszeit, wenn viele Unternehmen und Kunden die neue Regelung noch nicht kennen und technische Systeme von Banken unterschiedlich reagieren - zu Unsicherheiten führen und Zahlungen verzögern. In Branchen mit umfangreichen oder kleinteiligen Zahlungsströmen drohen Häufungen und dadurch im Extremfall sogar Liquiditätsprobleme.
Für Unternehmen gibt es zwar die Möglichkeit, bei Sammelüberweisungen ein sogenanntes “Opt-Out” zu wählen. In diesem Fall entfällt die Namensprüfung, die Zahlungen laufen technisch durch – das Risiko liegt jedoch vollständig beim Unternehmen.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Als Rechnungsstellende können Unternehmen einen wesentlichen Beitrag für eine reibungslose Empfängerüberprüfung leisten, indem sie:
- Daten prüfen: Stammdaten so pflegen, dass Namen exakt mit den Bankangaben übereinstimmen.
- Alias hinterlegen: Mit der Bank klären, ob zusätzliche Handelsnamen als Alias eingetragen werden können.
- Kommunizieren: Auf Rechnungen den korrekten Empfängernamen bzw. Alias klar angeben. Zur Information von Geschäftspartnern und Zahlern stellen einige Banken Mustertexte bereit.
- Prozesse & Software anpassen: Sicherstellen, dass Buchhaltungs- und ERP-Systeme VoP-konform arbeiten. Vorgehen bei Warnmeldungen festlegen. Sammelüberweisungen und Opt-Out bewusst abwägen.
- Testen: Vor dem Stichtag Probeüberweisungen durchführen, um mögliche Stolpersteine frühzeitig zu erkennen.
Kurz gesagt:
Ab dem 9. Oktober 2025 entscheidet der exakte Name über reibungslose Zahlungen. Wer jetzt Stammdaten bereinigt, klar kommuniziert und Prozesse testet, vermeidet Verzögerungen und Risiken.
Weitere Infos: Pressemitteilung Die Deutsche Kreditwirtschaft vom 4. August 2025
Elektronische Meldung von Kassen(systemen) ab 1. Januar 2025
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 darauf hingewiesen, dass ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(systeme) sowie für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zur Verfügung stehen wird. Entsprechende Systeme sind bis spätestens 31. Juli 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle den Behörden zu melden.
Hintergrund
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von § 146a AO wurden Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können.
Zudem wurden Unternehmen gem. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Da die Finanzverwaltung jedoch noch kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen konnte, wurde die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung mit dem – nunmehr aufgehobenen – BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (Neuveröffentlichung mit BMF-Schreiben vom 18. August 2020) ausgesetzt.
Die Arbeiten der Finanzverwaltung zur Schaffung einer elektronischen Meldemöglichkeit wurden im ersten Halbjahr 2024 nochmals intensiviert, so dass nunmehr zum 1. Januar 2025 eine entsprechende elektronische Meldemöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen wird.
Kassen(systeme)
- Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
- Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
- Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Inanspruchnahme der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis Ablauf des Nichtbeanstandungszeitraumes suspendiert.
- Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern, welche die o.g. Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch nehmen, ist für diese Dauer von einer Mitteilung abzusehen.
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, welche bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen und Deutsche Industrie- und Handelskammer